İşletmelerde Ölçme ve İzleme Alt Yapısının Önemi

İşletmeler üretim süreçleri ile İlgili faaliyetleri gerçekleştirirken;

• Yasal mevzuata
• Standartlara ve yönetmeliklere
• Müşteri şartlarına ve beklentilerine

Bağlı olarak hareket ederler.

Müşteri siparişinden, ürünün gerçekleştirilmesine, müşteriye teslimine ve satış sonrası hizmetlere kadar devam eden bu aşamalardan geçerken, yukarıda belirtilen konulardaki gereklerin karşılanması ile ilgili, değişik kaynak ve sebeplerden oluşan uygunsuzluklarla karşılaşırlar.

İşletme içerisinde tespit edilebilen, ayrıca bir bölümü müşteriye teslim aşamasına kadar tespit edilemediğinden, müşteri tarafından tespit edilip işletmeye reklamasyonu yapılan uygunsuzlukların giderilmesi amacı ile;

Önleme faaliyetlerinde bulunmak, kalite kontrol faaliyetlerinde bulunmak gibi temel uygulamaları hayata geçirmeye gayret ederler.

Birçok işletme bu faaliyetleri gerçekleştirirken, çoğunlukla;

Yaşanmış benzeri olaylarla karşılaşmış, uzun süredir işletmede çalışmakta olan personelin sorunları tespit ve çözme becerisine güvenerek. (Önleyici faaliyet!)

Ayrıca, üretimin her aşamasında kalite kontrolünü hemen hemen %100 kontrol seviyesine taşıyarak çözmeye uğraşırlar.

İşletmede bu” tedbirler “alınarak uygunsuzluklar ortadan kaldırılmaya çalışılırken

Zamanın ve emeğin en az %70’i,

• Beklemek
• İşlemleri yeniden yapmak
• Hataları bulmaya çalışmak
• Kızgın müşterileri dinlemek
• Suçlu aramak
• Otopsi yapmak

Gibi katma değeri olmayan işlere ayrılır.

Kalite kontrolü için ayrılan, süre ve kaynakların arttırılmasına , tecrübeli personelin uygunsuzlukların giderilmesi için ayırdıkları süre ve çabaların artmasına rağmen, işletme içi uygunsuzlukların ve müşteri şikayetlerinin azalmaması, beklentinin tam aksine uygunsuzlukların (müşteri şikayetleri, yeniden işlemeler, garanti giderleri vs.) ve bunlara bağlı üretilen ürünün maliyetlerinin artması, alınan bu tedbirlerin , ayrılan kaynakların ve  gerçekleştirilen uygulamaların sorunları ortadan kaldıracağı düşüncesinde olan üst yönetim tarafından “hayretle” karşılanır.

Genellikle de sorunların çözülememesinin sebebi olarak, sorunları çözmekle görevlendirilen yönetici personelin çözüm bulmakta yetersiz kaldığı sonucuna varılır.

Mevcut yöneticileri “daha tecrübeli ve bilgili” yöneticiler ile değiştirme yoluna gidilerek sorunların bu yöntemle çözüleceği düşünülür.

Kaynakların israfına ve maliyetlerin artmasına neden olan bu kısır döngü böyle sürüp gider.

Bu başarısızlıkların yarattığı maliyetlerin seviyesi, işletmenin genel performansını ve buna bağlı gelişimini (geleceğini) önemli derecede etkiler.

Bu durum, işletmede “kurumsallık” kavramının anlaşılamamış olması ve “sürekli iyileştirme” felsefesinin yoksunluğu ile açıklanabilir.

Kurumsallık kavramını daha sonraya bırakarak, sürekli iyileştirme felsefesinin bir işletmede somut olarak hayata geçirilebilmesi için izlenecek yol ve yapılması gerekenlerin çıkış noktası ve temeli olan “Sağlıklı bir ölçme ve izleme alt yapısı.” konusu üzerinde duralım.

Bir ölçme ve izleme alt yapısı oluşturmak ve geliştirmek bir işletme için orta ve uzun vadede en önemli yatırımlardan biridir.

Ölçme ve izleme alt yapısı olmayan bir firma,

• Mevcut durumunu tanımlayamaz ve izleyemez.
• Güncel bilgiye zamanında ulaşamaz, doğrulayamaz.
• Analizleri gerçekleştiremez.
• Sorunların nedenlerini tam olarak anlayamaz.
• Çözüm yollarını ve optimum çözümün ne olduğunu saptayamaz.
• Süreç sürekli iyileştirme felsefesini benimseyemez.

Bu alt yapı oluşturulurken öncelikle,

Süreç girdileri, süreçteki değişkenler ve süreç çıktı değişkenleri/performans kriterleri belirlenmelidir.

Girdi ve süreç değişkenlerine örnek olarak;

Çevrim zamanı, hatalı ürün oranı, plansız duruş süreleri, ek iş süreleri vs.

Çıktı değişkenlerine örnek olarak;

Birim maliyet, müşteri reklamasyon oranı, kar oranı vs. verilebilir.

Süreç değişkenleri aynı zamanda bir çıktı değişkeni olarak da tanımlanabilir.

Hangi değişkenlerin çıktıyı veya çıktı değişkenini ne ölçüde etkilediği bilinmelidir. (y=f(x))

Bu nedenle değişkenliğin miktarı belirli metotlarla ölçülmeli ve zaman içindeki değişimi izlenmelidir.

Bu altyapıyı oluşturmanın en etkili araçları olarak ERP ve bunlara entegre edilen veya bağımsız da çalışabilen MES, üretim yazılımları örnek olarak verilebilir.

Önleme faaliyetlerini başlatmanın temel adımı ölçme ve izleme alt yapısını ve uygulamasını hayata geçirmektir. Bu da hangi önleyici ve iyileştirici faaliyetin öncelikli olduğu ve gerçekleştirilmesi gerektiği konusunda doğru ve temel bilgiler verir.

Bu alt yapının temelini oluşturacak olan yazılımlar ve uygulamaları hayata geçirilirken, zamanın verimli kullanılması ve sağlıklı sonuçlar alınabilmesi için,

Üretim, imal usulleri, iyileştirme uygulamaları (kalite sistemleri/Kaizen/yalın vs.) ve aynı zamanda da yazılımlar ve algoritmaları konularında bilgi ve tecrübe sahibi kişi ya da kurumlardan, işletme ile yazılım uygulayıcıları arasında koordinasyonu sağlayacak bir danışmanlık hizmeti alınmasının işletmeye ciddi katkıları olacağını da unutmamak gerekir.

Merdan ŞEREFLİ.

Gemi İnşaatı ve Mak. Müh.

merdan.serefli@ramabilisim.com.tr