İnsan Kaynakları (İK) için Süreç Madenciliği

Dr. Ahmet Cengiz Uçar
[email protected]
2prodanismanlik

Son dönemde otomasyon “imalat”, “robotlar” ve “yapay zekâ” ile anılan trend bir konu olmaya başlamıştır. Süreçleri otomatikleştirmek, sorumlulukları makineler üzerine aktarmak ve işleri hatalardan arındırmak anlamına geldiğinden bu konunun daha da çok konuşulacağı aşikardır.

Otomasyonla beraber konuşulması gereken bir başka önemli konu da süreç madenciliği (process mining) olmalıdır, çünkü süreç madenciliği ile otomasyon aslında ikiz kardeş gibidir, fakat süreç madenciliği otomasyona göre ülkemizde hala emekleme aşamasındadır. Otomasyon teknolojilerin kullanıldığı temel endüstriler genellikle üretim endüstrisi, enerji sektörü, e-ticaret veya telekomünikasyon olduğundan ülkemizde de bu endüstriler gelişmiş olduğundan böyle bir durum ortaya çıkmaktadır. İşte bu dijitalleşmiş, büyük veri (big data) sahibi olan ve otomasyonu benimsemiş endüstriler için süreç madenciliği büyük bir potansiyel barındırmaktadır. Bunların yanında tüm bu endüstrilerin hepsini ilgilendiren bir süreç daha vardır o da insan kaynakları sürecidir. İnsanları merkezine alan bu alana bakarsak, insan kaynakları departmanlarına personel yönetimi, yetenek yönetimi ve işe alım konularında süreç madenciliği neler sunabilir?

İK sürecinde çok sayıda farklı alt süreç vardır. İşe alımdan sözleşme tasarımına ve İK ana veri yönetimine kadar (HRIS) bu alt süreçlere hem harici hem de dahili birçok paydaş dahil olur. Belgeler oluşturulur, imzalar atılır, veriler güncellenir ve yazışmalar belgelenir. Ancak her zaman tüm alt süreçlerin odak noktası olan "zaman" faktörü dikkate alınmaz ve süreç izlenmez. Bu durumda süreç madenciliği araçları, hangi işlem adımının ne kadar sürdüğünü, nerede darboğazların ortaya çıktığını ve nerede beklenmedik yüksek bekleme sürelerinin oluştuğunu gösterir.

Benzer şekilde, veri tabanlı süreç madenciliği beklenmedik israfları da belirleyebilir. Örneğin: "Belge oluşturma, İK'da büyük bir iş yüküdür. Bir iş sözleşmesi çoğunlukla birden fazla kez oluşturulur veya bir iş ilanı iki kişi tarafından birbirlerinden habersiz olarak işlenir. İK'daki bu alt süreçlerde gerçek şeffaflığı elde etmek bugüne kadar açıkçası pek görülmemiştir. Burada bireysel çalışmalar ve farklı iş yapış şekilleri nedeniyle birçok süreç varyasyonu meydana gelir ve klasik analiz yöntemleriyle de birçok veri ve bilgiye erişemezsiniz. Süreç madenciliği süreç yöneticilerine bu şeffaflığı yaratma olanağı sunar.

Süreç madenciliği sadece süreç performansının proaktif analizinde kullanılmaz, aynı zamanda raporlamaya da yardımcı olur. Kritik performans göstergeleri (KPI) ve diğer proses performans göstergeleri (PPI) ile şirketlere hem detaylı hem de sürdürülebilir İK süreçleri hakkında içgörü sağlanır.

Süreç madenciliği, İK'ya hangi katma değeri getirir?

İK departmanları genellikle işgücü maliyetinde etkin olma ve çalışanlarına kaliteli çalışan deneyimi (employee experience) sunma baskısı altındadır. Gereksiz iş gücünü azaltmak ise temel bir sorun olarak görülmektedir fakat bu sorunlar başta verimli bir süreç tasarımı ile giderilmelidir. Süreç kurgusunun doğru olmamasıysa başta bahsettiğimiz otomasyonu da ayrıca verimsiz kılacaktır.

İşte süreç madenciliğinin veri odaklı yaklaşımı burada devreye girer. Süreç akışlarının derinlemesine analizi, yapılacak optimizasyonun nasıl uygun olacağını net biçimde gösterir. Süreci şeffaflaştıran, tüm iş akışı sapmalarını, sapmaların nedenlerini, sistem ve çalışan hatalarını gösteren ve sorumlular arasındaki yetersiz iletişimi de ortaya koyan süreç madenciliği işte bu yüzden çok önemlidir. Günlük işlerde yapısal olarak bu anlamda verileri kaydetmek gerekmektedir ve bu da zor bir iştir yine de süreç madenciliği, ek olarak bu tür problemli durumları tespit etmek için gerekli araçları da sunar. Son olarak, İK'daki standartların ve yönergelerin de süreç madenciliği ile oluşturulacak olan süreç modelleri ve süreç akışları için bir kontrol mekanizması olarak işlev görmesi sağlanmalıdır. Aslında en temelde insan faktörünü de dikkate alarak sadece teorik değil, süreçten toplanan verilerle uyumlu olan bir süreç modeli geliştirmek asıl hedef olmalıdır. Gerçek ve hedef süreçlerin birbirine uygunluğu kesinlikle gereklidir. Süreç madenciliği, sadece yeni ve doğru süreç modelleri oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda bu modeli yaşayan süreçlerle karşılaştırır ve farklılıkları da gösterir.

Süreç madenciliği ve insan bilgisi

Sürdürülebilir süreç mükemmeliyeti için süreç madenciliği araçları ile konusunda uzman olan insanların etkili bir kombinasyonunu gerekmektedir. Anlaşıldığı üzere her ne kadar süreç madenciliği ve diğer otomasyon teknolojileri devrede olsa bile, iş başvurularından istifaya kadar insanlarla ilgilenmek gerekir. Süreç madenciliği, otomasyon ve İK'daki klasik süreç yönetimi eninde sonunda birbirini tamamlamak zorundadır.